L’évolution du numérique a développé beaucoup de choses. Lorsque les entreprises passent des documents physiques aux documents numériques, ce n’est pas simplement la méthode de stockage qui change ou alors la méthode de sauvegarde des copies. Il y a aussi tout ce qui concerne la sécurité et l’authenticité de chaque document. Cela s’applique surtout aux entreprises qui transmettent des milliers de documents avec des données très importantes et très sensibles.
Est-il possible de dématérialiser les caches d'entreprise ?
À l'ère numérique, il n'est pas surprenant de voir diverses formes de solutions numériques qui facilitent la vie quotidienne, telles que : la vente en ligne, la commande de nourriture en ligne, les réunions en ligne, les signatures en ligne, etc. En effet, il est désormais possible de dématérialiser le cachet de l'entreprise par voie électronique, quel que soit le type de document à authentifier. Le cachet d'entreprise numérique est efficace et simple, il fait partie des inventions miracles de notre époque. Si par le passé, une entreprise devait utiliser des sceaux et des tampons communs pour certifier ses documents, l'intelligence artificielle peut désormais être utilisée pour l'authentification en ligne. Vous pouvez donc signer vos PDF en ligne avec cette nouvelle invention en quelques clics seulement.
Cette nouvelle modification du cachet dématérialisé des sociétés porte un nom spécifique appelé « cachet électronique ». Les cachets électroniques sont une option utilisée par les entreprises pour certifier l'originalité et l'authenticité d'un de leurs documents officiels. Bien sûr, le cachet électronique, comme son nom l'indique, est un cachet réalisé en ligne, mais il a la même valeur que le cachet physique. Il s'agit de ce fait non seulement d'assurer l'authenticité du document, mais aussi de protéger l'image de l'entreprise. Pour plus d'informations, veuillez cliquer sur plugnsign.com
Pourquoi ne pas s’arrêter aux cachets d’entreprise traditionnels ?
Le cachet d’entreprise permet à une entreprise d’assurer l’authenticité de ses documents, que ce soit dans l’organisation interne de l’entreprise ou son organisation externe et ses relations avec les différentes parties prenantes. Le cachet permet de déposer l’image de la signature d’une personne, il permet de poser une identification de l’entreprise. Le cachet traditionnel consiste à utiliser le même concept que le tampon avec le logo, les images et les couleurs qui représentent l’entreprise. Ce cachet va alors se faire à partir d’une image gravée et d’encre. D’un autre côté, il y a le cachet numérique, ce dernier permet d’avoir le même concept que le cachet traditionnel, mais avec quelques avantages de plus. Le premier avantage est que le cachet traditionnel peut être falsifié très facilement en copiant les dessins du tampon. L’avantage du numérique est que comme il est numérique, en back front, il a plusieurs codages et niveau de sécurité et de suivi.
Quels sont les avantages d’un cachet en version entreprise pour une entreprise ?
Le cachet d’entreprise numérique permet d’assurer l’originalité et l’authenticité des documents d’une entreprise. Elle permet de suivre tous les documents et tous leurs mouvements parmi toutes les personnes qui vont consulter ou modifier le document. Cela s’applique aux documents qui vont être envoyés tous seuls, à une seule personne, envoyés à plusieurs personnes ou avec plusieurs autres documents. Une autre qualité est que le cachet numérique est automatisé selon des programmations et les types de document, mais peut être aussi fait de façon manuelle en cas de situation d’exception. Le cachet permet de faire des transactions sécurisées surtout sur les documents à haute sensibilité tels que les factures, les fiches de paie… Cela permet aussi de marquer facilement les documents physiques pour les stocker en numérique. Les documents suivent ainsi les normes de cachetage numérique. Et enfin, la présence de cachet en version numérique permet de rendre facultative la présence de signature sur les différents documents. C’est la meilleure forme de gain de temps, de praticité et de traçabilité pour les entreprises.
Comment l’entreprise peut-elle concevoir son cachet version numérique ?
Une entreprise est considérée comme une personne morale. Pour pouvoir se permettre de faire un cachet numérique, une personne physique doit être nommée pour le cachet. Ces informations personnelles seront liées directement au cachet, mais aussi à l’entreprise qu’elle représente. Puis, il y a la désignation de l’entreprise. Contrairement au cachet traditionnel, vous aurez plus de choix sur le design et les couleurs qui peuvent évoluer très facilement au cours du temps. Après ces réglementations et après l’acceptation des documents de l’entreprise à l’accès au service de cachet, le client peut commencer à choisir la forme, la taille et l’emplacement des cachets sur les documents. Il peut aussi choisir d’ajouter l’option horodatage avec le cachet pour tracer les heures et les dates des documents en version numérique. Le client peut aussi choisir de faire le cachet d’entreprise en version multi-cachet pour avoir différents types de cachets pour une seule entreprise pour les différentes parties prenantes. Cela permet d’avoir plusieurs certifications à la fois et de pouvoir faciliter le suivi des documents.