5 conseils pour bien gérer votre recrutement externalisé

recrutement externalisé

Le recrutement direct ayant montré ses limites, le RPO (Recruitment Process Outsourcing) s’est imposé comme une forme d’externalisation de recrutement aux multiples avantages. Il s’agit de confier à un tiers la recherche d’un profil afin qu’il trouve le candidat idéal pour un poste ou une mission particuliers. Voici 5 conseils à suivre pour assurer la réussite d’un recrutement confié à un prestataire externe.

Rédiger un profil le plus précis possible

Pour garantir le succès de la prestation, la personne chargée de déléguer le recrutement externalisé doit établir une fiche de poste claire et succinte tout en restant la plus précise possible. Cela implique donc pour une société comme getpro.co de valider les différentes missions pour lesquelles le recrutement est demandé. La fiche de poste établie doit résulter d’une prise de recul sur l’activité quotidienne de l’emploi faisant l’objet du recrutement. Si l’intitulé du poste décrit la mission globale du poste, la fiche en reprend ensuite les activités essentielles. Par exemple pour un poste de gestionnaire RH les activités peuvent varier ou cumuler :

  • Le suivi administratif du personnel et déclarations aux organismes sociaux (DUE, gestion des visites médicales, suivi disciplinaire…)
  • La préparation des paies (éléments variables, IJSS, cotisations sociales, absences…)
  • L’élaboration du plan de formation
  • La mise en place des formation internes et externes
  • Etc.

La fiche de poste doit aussi mentionner, si nécessaire, les missions annexes et transversales.

Cadrer la prestation en élaborant un cahier des charges

Les termes de la prestation sont toujours rédigés de manière claire. Ce document appelé cahier des charges reprend ce qu’il est attendu de la prestation. Il définit par exemple quelles étapes du recrutement seront confiées au prestataire :

  • La recherche de candidats par diffusion d’offres d’emploi ou approche directe
  • L’évaluation des candidatures et entretiens personnalisés
  • La sélection des candidatures et choix final d’un candidat
  • Cela peut concerner aussi le recrutement de A à Z.

La durée du recrutement est également mentionnée en sachant qu’il faut parfois compter 6 mois pour un recrutement en comptant le préavis éventuel du candidat. Toutefois il est bon de rappeler que le recours à l’externalisation des recrutements via un partenaire RPO permet de réduire de 30% des délais de recrutement, entre la mise en ligne de l’offre d’emploi et la prise de poste par le candidat. Le cahier des charges représente un élément essentiel regroupant des informations précises et complètes qui fait partie de la première étape du processus d’externalisation RH. Le cahier des charges mentionne aussi les tarifs et tout ce que comprend la prestation, les échéances et le mode de communication avec l’entreprise.

Etablir un rapport de confiance avec le cabinet de recrutement

Le secret d’un recrutement externe réussi réside aussi dans le rapport de confiance, les liens étroits et suivis avec le cabinet ou société de recrutement choisi. L’externalisation a pour but de faire gagner au chef d’entreprise du temps et de l’énergie. Pour cela la communication doit être basée sur la confiance et le bon relationnel avec le prestataire via un esprit projet 100 % collaboratif. Des processus sont notamment mis en place entre l’entreprise et le prestataire pour avoir toute la visibilité souhaitée sur les recrutements. Cela passe souvent par une présence d’un personnel du cabinet dans les murs du client de manière à nouer une relation de confiance avec les opérationnels et in-fine d’atteindre les objectifs définis. Par ailleurs, lors d’une externalisation RH un certain nombre de données sur l’entreprise peuvent être échangées entre cette dernière et le cabinet de recrutement. Ces renseignements doivent rester confidentiels et pour cette raison être délivrés à un partenaire de confiance avec lequel sera signé un accord de confidentialité.

Choisir le bon prestataire

Le recrutement d’un collaborateur, d’un salarié etc. compte tenu du coût de cette opération peut se comparer à un investissement dont le retour sera payant. En clair même si l’impact économique d’un recrutement externalisé dépasse celui d’un recrutement classique, il convient de ne pas lésiner sur la qualité du cabinet prestataire. En effet, l’impact économique d’un recrutement raté se révèlerait à terme beaucoup plus cher. Il est vivement conseillé de s’adresser à des prestataires spécialisés dans le secteur d’activité concerné ou dans les métiers pour lesquels on recrute. Il ne faut pas hésiter à échanger avec différents prestataires avant de faire un choix.

Bien étudier les tarifs des différents prestataires

Les sociétés proposant des offres de RPO restent généralement moins chères qu’un cabinet de chasseur de tête qui prendra un pourcentage du salaire brut annuel proposé pour le poste à pourvoir. Il est donc souvent plus intéressant de se tourner vers ces nouveaux prestataires de recrutement et de fixer un budget à ne pas dépasser avec eux. Certaines société de recrutement proposent aussi des tarifs dégressifs en fonction du nombre de postes à pourvoir. De même le prix tient compte de la catégorie de profil recherché. Tous ces critères sont à étudier en amont avec le prestataire.


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